一、心理咨询预约来访登记表用于记录咨询预约和来访的一般情况。
二、对每一位来访的学生建立详细完整的档案，档案内容包括以下四个部分:
(1)来访学生信息登记表:用来记录来访学生的一般信息;
(2)心理咨询记录:记录来访者的一般情况、来访事由、心理测试结果以及咨询员的初步判断和咨询方案，第一次来访时使用;
(3)咨询方法及咨询过程记录:记录来访者多次来访的咨询情况以及咨询
(4)结案记录:包括结案心理测验结果、个案行为描述、咨询员反思和督导评估等。
三、如果需要转介个案，需要填写个案转介表(交给接受个案的咨询员)。
四、咨询档案的保管方式:
(1)为了保证咨询档案的保密性同时也便于心理咨询室的统一管理，要求咨询档案必须存放于心理咨询室。我们每一位咨询员提供一个文件盒，存放来访者的咨询档案。文件盒上贴有咨询员的名字，各位咨询员选择属于自己的文件盒存放档案。
(2)咨询员必须按学生的姓名对咨询档案进行规整，而且确保档案的保密性，在每个学期期末心理咨询室须对保管档案进行一次评估。
(3、咨询档案的填写情况将作为评估咨询员的咨询工作效果的重要参照。
(4)每个学期期末心理咨询室须对已结案的咨询档案进行编目归档，存入保密柜，保密柜的钥匙由心理咨询室负责人保管。
(5)学生毕业后满三年对其在校期间的咨询档案进行一次性销毁，销毁时须做好档案清退登记并报主管部门领导批准。